Ewidencja przebiegów pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu jest wymagana do rozliczenia w kosztach podatkowych wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego, który nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Same wydatki są rozliczane w ramach limitu kilometrówki. Należy pamiętać, że tylko w niektórych przypadkach podatnicy nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Aby wydatki związane z używaniem samochodu osobowego, który nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych, można było zaliczyć do kosztów podatkowych, zasadniczo konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Koszty eksploatacji samochodu osobowego, rozliczane według ewidencji przebiegu pojazdu, należy zaliczać do kosztów podatkowych w ramach tzw. limitu kilometrówki. Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dotyczy:

• samochodów osobowych będących prywatną własnością przedsiębiorcy,
• samochodów osobowych używanych na podstawie umowy użyczenia, najmu czy dzierżawy,
• samochodów osobowych będących własnością pracowników, w tym również w zakresie jazd zamiejscowych odbywanych w ramach podróży służbowej.

Nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, gdy:

• prywatny samochód pracownika jest wykorzystywany w działalności gospodarczej podatnika, a koszt eksploatacji tego samochodu jest rozliczany w formie ryczałtu pieniężnego za jazdy lokalne.
• podatnik używa samochodów osobowych na podstawie umowy uważanej za umowę leasingu w myśl przepisów ustaw o podatku dochodowym.
• podatnik używa w działalności samochodu ciężarowego

Jak w każdym przypadku zaliczenia wydatku do kosztów, również przy rozliczeniu samochodów ciężarowych, konieczne jest udokumentowanie poniesionych wydatków.

Zasady prowadzenia ewidencji

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• nazwisko i imię osoby używającej pojazdu,
• jej adres zamieszkania,
• numer rejestracyjny pojazdu,
• pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę,
• cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd–dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 km przebiegu,
• kwotę wynikające z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. Podatnik powinien jednak zawsze potwierdzić na koniec każdego miesiąca przebieg pojazdu wynikający z ewidencji. Gdy przedsiębiorca na potrzeby firmy używa swojego prywatnego samochodu osobowego, to on powinien prowadzić ewidencję. Gdy swojego samochodu używa pracownik, to on jest zobowiązany do prowadzenia tej ewidencji. Ewidencja przebiegu może dotyczyć tylko jednego pojazdu. Jeśli zatem przedsiębiorca używa np. dwóch użyczonych mu samochodów osobowych, to należy prowadzić dwie odrębne ewidencje ich przebiegu. Nie można stosować jednej ewidencji przebiegu dla dwu lub więcej samochodów osobowych. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona na bieżąco, tzn. powinna był uzupełniana po dokonaniu każdego przejazdu.

Brak ewidencji przebiegu pojazdu wyklucza możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na eksploatację samochodu osobowego używanego w działalności gospodarczej